Deine Organisationsdaten mit Microsoft Exchange / 365 synchronisieren

NEU: Version 12.2.0 verfügbar

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Situation

Microsoft Outlook und Exchange bieten eine zentrale Plattform für E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben. Allerdings kommt es häufig vor, dass dieselben Informationen gleichzeitig in getrennten Systemen wie Line Of Business-Anwendungen, Fakturierungssoftware oder CRM-Tools vorhanden sind. Dies kann zu Dateninkonsistenzen, beschränkten Zugriffsmöglichkeiten und doppelten Dateneingaben führen.

Lösung

AnySync to Exchange ermöglicht eine Synchronisation aller wichtigen Daten mit Benutzerpostfächern oder öffentlichen Ordnern, exakt nach deinen Bedürfnissen. Es spielt keine Rolle, ob die Daten aus einer SQL-Datenbank, einem Webservice, einem LDAP-Verzeichnis oder SharePoint kommen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Du profitierst von konsistenten Daten, einer unkomplizierten Datenpflege und einem flexiblen Zugriff – auch über mobile Geräte.

Einzigartig

AnySync to Exchange steht unvergleichlich da und übertrifft alle anderen Synchronisationslösungen um Längen. Unser Analysealgorithmus, um den Änderungsbedarf präzise zu bestimmen, ist in der Branche einzigartig. Unsere Software zeichnet sich durch einen sehr großen Funktionsumfang, außergewöhnliche Skalierbarkeit und extreme Flexibilität aus. Während andere nur Versprechungen machen, liefern wir überzeugende Ergebnisse.

Universell

Die Einsatzmöglichkeiten von AnySync to Exchange sind unbegrenzt. Du pflegst Kontakte, Termine oder Aufgaben nicht nur in Outlook, sondern auch in einem anderem System? Dann kannst du mit AnySync to Exchange alles synchron halten. Ein weiteres interessantes Beispiel ist der Abgleich von öffentlichen Ordnern mit persönlichen Postfächern, der tatsächlich nur mit einem kleinen Kniff machbar ist. Weitere Beispiele findest du im nächsten Block.

Anwendungsbeispiele:

Kundenkontakte auf Handys zugänglich machen

Vertriebsmitarbeiter nutzen ein CRM-System, um den Verkaufsprozess zu managen. Die normalerweise ausschließlich im CRM-System verfügbaren Kundendaten werden mittels AnySync to Exchange in die Mailboxen der Außendienstmitarbeiter synchronisiert. Dadurch können Änderungen an den Daten auch direkt über die Smartphones der Außendienstmitarbeiter vorgenommen werden.

Servicetermine einfacher managen

Servicetechniker verwenden ein Ticketsystem. Nachdem die Tickets terminiert sind, werden diese mit allen Details zum Vorgang in den Kalender des jeweiligen Technikers synchronisiert. In Gegenrichtung wird lediglich die Dauer des Termins übertragen. Eine komplizierte Zeiterfassung entfällt, der Techniker verschiebt den Termin auf die tatsächlich geleistete Zeit und fertig.

Globale Adressliste in persönliche Kontaktordner synchronisieren

Im Unternehmen wird eine globale Adressliste (GAL) im Active Directory gepflegt. Diese Daten werden über AnySync to Exchange in alle Benutzerpostfächer synchronisiert. Vorteil: Die Kontaktdaten stehen dadurch für das systemeigene Adressbuch der Smartphones zur Verfügung und können beispielsweise auch über die Freisprecheinrichtung im Auto verwendet werden.

E-Mail-Verteiler aus der Vereinsverwaltung in Outlook verwenden

In einer Vereinsverwaltung werden Mitglieder in Gruppen organisiert. Diese Gruppen sollen auch als E-Mail Verteilerlisten verwendet werden. Mit AnySync to Exchange werden die Daten aus der Vereinsverwaltung als Kontaktgruppen in die Kontakte-Ordner der Verwaltungsmitarbeiter synchronisiert und können somit direkt für die Adressierung der E-Mails verwendet werden.

Kontakte aus SQL-Datenbank in Telefonanlage übernehmen

Ein Unternehmen nutzt eine 3CX-Telefonanlage und beabsichtigt, die Telefonnummern aller Kunden im Adressbuch der Anlage zugänglich zu machen. Da die Kundendaten bereits in einer SQL-Datenbank-basierten Verwaltungssoftware vorhanden sind, erfolgt eine Synchronisation dieser Daten mit einem Microsoft 365 Postfach. Dieses Postfach wird dann mit der Telefonanlage verbunden, sodass alle Telefonnummern einsehbar sind.

> 1.000

Installationen

> 50.000

synchronisierte Ordner

> 115.000

Codezeilen

0 ;-)

unzufriedene Kunden

Funktionen im Detail

Synchronisiert Postfächer und öffentliche Ordner mit Drittsystemen

Folgende Schnittstellen können für die Datenverbindung verwendet werden:

SQL-Datenbanken (unter anderem Microsoft SQL, MySQL, Oracle, Firebird, SQLite, Microsoft Access, FileMaker und Paradox)
XML / JSON Webservices (z.B. kommerzielle Dienste wie Ninox, easybill oder Lexoffice)
LDAP-Verzeichnisse (beispielsweise Active Directory oder OpenLDAP)
Microsoft SharePoint (On-Premise und Microsoft 365)

AnySync kommuniziert mit der entsprechenden System-Schnittstelle und überträgt die Daten direkt zu Microsoft Exchange und umgekehrt. Es findet keine Zwischenspeicherung der Nutzdaten statt. Ein Analysealgorithmus erfasst die Änderungen, und ausschließlich diese werden an die Gegenseite gesendet.

Alle Elementtypen (Kontakte, Termine, E-Mails etc.) inklusive Anhänge können synchronisiert werden

Die Synchronisation unterstützt alle Standardtypen: E-Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journaleinträge (legacy). Dateianhänge können ebenso in die Synchronisation integriert werden, Elementanlagen werden dabei in *.eml-Dateien umgewandelt. Auch signierte Mails sind kein Problem und Anlagen daraus werden automatisch extrahiert. Außerdem ist der unidirektionale Abgleich von Kontaktgruppen (früher Verteilerlisten) möglich. Des Weiteren können die Farbkategorien einheitlich mit den Benutzerpostfächern abgeglichen werden.

Mit einem Assistenten ist es möglich, alles nach Wunsch anzupassen

Jeder Aspekt der Synchronisation kann individuell eingestellt werden, unterstützt durch einen Schritt-für-Schritt-Assistenten. Nachfolgend einige Beispiele dazu:

Sowohl unidirektionale als auch bidirektionale Abgleiche sind möglich, und diese können zusätzlich gefiltert und limitiert werden. Beispielsweise können nur bestimmte Kategorien synchronisiert oder das Löschen über die Synchronisation verhindern werden.
Jedes Feld wird individuell zugeordnet, die Werte können zudem mit einer großen Anzahl an Konvertierungsfunktionen umgewandelt werden. Pro Feldzuordnung kann bei Bedarf die Übertragung eingeschränkt werden.
Die Daten lassen sich nach Bedarf durch benutzerdefinierte SQL-Befehle beziehungsweise XSL-Stylesheets individuell anpassen.

Eine Konfiguration ist problemlos für hunderte Postfächer nutzbar

Die dynamische Profilgenerierung erlaubt es, sämtliche Mitarbeiterpostfächer mit einer einzigen Konfiguration zu synchronisieren. Individuelle Einstellungen pro Postfach werden dabei über Steuerungsdaten bereitgestellt und können nahezu jede Einstellungsmöglichkeit flexibel pro Mitarbeiter konfigurieren. Die Steuerungsdaten können intern verwaltet oder per SQL, Webservice, LDAP oder Active Directory angebunden werden. Möchtest du einen neuen Mitarbeiter in die Synchronisation aufnehmen? Hervorragend, du fügst einfach einen Steuerungsdatensatz hinzu, und AnySync to Exchange kümmert sich um den Rest.

Zahlreiche Zusatzfunktionen, einschließlich des E-Mail-Versands, sind integriert

Neben der Synchronisation sind für einige Typen optionale Funktionen verwendbar.

E-Mail: Synchronisierte E-Mails können automatisch über den Exchange Server versandt werden.
Kalender: Bei Besprechungen ist es möglich, Einladungen automatisch zu versenden. Ein Termin lässt sich automatisch als Microsoft Teams-Meeting einbuchen. Terminserien können entweder als Einzeltermine für einen bestimmten Zeitraum oder als wiederkehrender Termin mit Serienmuster übertragen werden.
Aufgaben: Erledigte Aufgaben können automatisch ausgefiltert werden.

Für SQL stehen optionale Skripte zur Verfügung, beispielsweise um den HTML-Body zu manipulieren und Quellangaben für eingebettete Bilder in passende Pfade für die (ebenfalls synchronisierten) Bildanhänge abzuändern.
Neben der zeitgesteuerten Synchronisation ist optional ein Fernstart- und Live-Synchronisationsdienst verfügbar.